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Come affrontare l’apocalisse del budget per gli eventi

Fulvio Agresta

Occupandoci tra le tante anche di eventi sportivi e management dello sport a volte è difficile far capire cosa c’è dietro alla gestione del budget di un evento. A tal proposito ho deciso di tradurre un articolo pubblicato su Event Manager Blog  che raccoglie un po’ di idee ed esempi in merito agli eventi. A onor del vero l’articolo originale (e di conseguenza questo tradotto) non tratta argomenti su manifestazioni sportive in particolare, ma più in generale sugli eventi; evidentemente le differenze e i dettagli sono i più svariati ma interessava far capire il perché vengono prese certe decisioni nell’organizzazione di eventi.

Ho cercato di tradurre al meglio l’articolo originale cercando di mantenere il senso descritto dall’autore.

“Questo non è nel nostro budget quest’anno.” Queste sono parole temute per qualsiasi organizzatore di eventi. Ma come aiuti i tuoi clienti a tagliare i costi senza sacrificare il successo dell’evento? La risposta è “molto attentamente”.

Gestire il budget sempre più basso del cliente è una delle maggiori sfide del settore degli eventi e la nostra ricerca ha dimostrato che questo è uno dei principali problemi affrontati da centinaia di lettori di EventMB. Anche per i budget di eventi che sono previsti in aumento nel 2018, non è previsto che coprano l’aumento dei costi di viaggio e altre spese.

La maggior parte dei clienti non si rende conto quando si tratta di un evento, ottieni quello per cui paghi. Forse perché non hanno più i soldi da spendere nelle serate di gala o forse passano troppo tempo su siti come Pinterest che ti mostrano centinaia di incredibili usi per i barattoli di Mason. Qualunque sia la causa, la maggior parte dei clienti desidera ardentemente servizi di champagne sui budget ramen.

Impegnandosi e cercando di ottenere il massimo con poco porta alla fine la tua creatività ma se riesci a gestirla, puoi ritagliarti una nicchia molto carina. Ecco alcuni modi per diventare noto come l’organizzatore di eventi frugale.

Comprendi da dove viene il tuo cliente

Il tuo cliente è preoccupato per il budget degli eventi a causa di difficoltà organizzative o sono rimasti delusi dalle entrate o dal ROI sollevati lo scorso anno da esso? Stanno ricevendo pressione dalla C-suite per tenere le cose giù o non riescono a vedere le vendite dall’evento dello scorso anno? Sapere cosa sta causando la loro preoccupazione può aiutarti a capire i tagli necessari.

Se sono preoccupati dal reddito, tagliare potrebbe non essere la risposta.Aumentare l’unicità dell’esperienza e del marketing dei partecipanti può essere la risposta ai loro problemi. Raggiungi la radice della causa e inizia da lì.

Dare priorità alla spese

Quando si lavora con un budget limitato o ridotto, è essenziale dare le giuste priorità. Quali cose semplicemente non possono essere incasinate? Ogni evento ha le sue mucche sacre e per rimuoverle, anche con un notevole risparmio sui costi, avrebbe un impatto negativo sull’esperienza dei partecipanti. Forse è un singolo oggetto come una fontana di cioccolato o forse è la festa di “Last Hurray” alla fine, ma se c’è qualcosa che è un’aspettativa di firma, tienilo.

Se necessario, chiedi al tuo pubblico. Scopri cosa amano di più. Condividi questo con il tuo cliente. È importante che riconoscano le cose che dovrebbero essere inserite nella categoria “intoccabili”.

Tuttavia, è importante riconoscere che mentre non vuoi eliminare queste cose, puoi migliorarle (nella maggior parte dei casi). Ad esempio, se il pubblico ama la fontana di cioccolata, ma hai avuto l’opportunità di risparmiare un po ‘di soldi con una cascata di cioccolata, fallo.

Abbandonare le olive

Circa trenta anni fa, quando le compagnie aeree statunitensi servivano il cibo che non dovevi pagare, American Airlines decise di rimuovere le olive dalle loro insalate. La decisione ha fatto notizia non perché la gente amasse molto le olive, ma perché ha salvato la compagnia aerea di circa $ 40.000.

Dai un’occhiata critica al tuo evento. C’è qualcosa che può essere eliminato per risparmiare denaro che pochi noteranno? Cerca ovunque quelle olive. Quando li trovi, dì addio e mostra al tuo cliente che alcuni angoli possono essere tagliati. Tuttavia…

Alcuni angoli non possono essere tagliati

A questo punto, hai identificato le spese di firma che non possono essere ridotte senza influire sull’esperienza del partecipante. E hai eliminato le “olive”. Ora, tra le spese rimanenti, è necessario capire dove la qualità non può essere compromessa e il budget non possono essere tagliati. Ad esempio, hai mai assaggiato la carne a pranzo che costa 2 dollari al chilo? Ora vai alla gastronomia e fagli tagliare una porzione un po’ più fresca. Riesci ad assaporare la differenza? Per le persone che nascondono il loro pranzo a base di carne con molte verdure e condimenti, la differenza potrebbe non avere importanza. Le persone che piace fare uno spuntino lo noteranno per conto loro.

Lo stesso accade con il tuo budget. Alcune aree possono essere tagliate perché sono nascoste dietro altre cose. Ad esempio, l’arredamento di una tavola in un evento con un impressionante spettacolo di luci potrebbe essere un possibile taglio o il centrotavola in una festa in giardino potrebbe essere possibile mantenere al minimo per la presenza di uno sfondo suggestivo. Ma l’arredamento della tavola e il centrotavola sarebbero stati migliori se il tuo evento si svolgesse in una sala da ballo sterile senza illuminazione d’atmosfera.

Ora che è stata eseguita la definizione delle priorità, ecco alcuni modi rapidi per risparmiare grandi quantità di budget:

Suggerimenti rapidi per risparmiare sui costi per massimizzare un budget per eventi ridimensionabili

  • Trova un oratore che è già in città. Potrebbe essere un oratore locale o qualcuno che è in città per un altro evento. Ciò farà risparmiare sulle spese di viaggio.
  • Cambia la data o l’ora dell’evento con una che non è così popolare. In questo modo ti trovi in ​​una situazione migliore per negoziare con il venditore.
  • Se non influisce sulla tua missione o sull’esperienza del partecipante, considera il fatto di effettuare dei tagli.
  • Prenota più eventi o più anni in una sede per maggiori risparmi sui costi.
  • Elimina i costi di stampa e diventa “senza-carta”, ma assicurati che il tuo pubblico abbracci la tecnologia. Una folla non avvezza alla tecnologa potrebbe richiedere del tempo per riscaldarsi all’idea.
  • Utilizzare esperti in materia come esperti di gruppo e relatori.
  • Limita il bar in termini di ore, contenuti o apertura. Passare intorno ai cocktail farà risparmiare denaro rispetto a una bar aperto che consente agli ospiti di andarci quando vogliono.
  • Cerca sponsor per cose costose che non puoi tagliare.
  • Cerca vantaggi reciproci e condivisione dei costi. Forse un business ha cercato l’accesso alla tua nicchia o forse un influencer del settore ha un nuovo libro da vendere. È possibile utilizzare questi accordi reciprocamente vantaggiosi per contrattare servizi e sponsorizzazioni.
  • Limitare le scelte nel cibo.
  • Scegli le lenzuola meno costose, in particolare se saranno coperte dall’arredamento, dalla porcellana, ecc.
  • Se hai un vasto pubblico, collega i fornitori con cui stai lavorando per ottenere sconti sui loro servizi.
  • Se stai presentando un personaggio famoso o un grande oratore, fallo sapere nel tuo locale. Potrebbero essere disposti a stipulare un accordo se sanno che un VIP sarà in casa (e possibilmente) menzionarli.
  • Offri un biglietto virtuale. Riceverai comunque entrate dal partecipante ma risparmierai denaro sulle spese per cibo e bevande.

In conclusione

Se i risparmi sui costi sono importanti per il tuo cliente e il tuo budget per gli eventi si sta riducendo, hai il tuo lavoro da ritagliare. Mentre stai analizzando il budget e stai cercando modi per ridurre le spese, assicurati di comunicare con i tuoi clienti. È importante per loro capire il ragionamento che sta dietro alle tue decisioni finanziarie.

Sì, sei il professionista della situazione e dovrebbero fidarsi del tuo giudizio, ma la maggior parte dei clienti non ha idea di come ospitare e pianificare un evento. Pensano che sia solo una semplice “festa” o raccolta. Assicurati che capiscano cosa stai tagliando, cosa li stai salvando e quanto tagli più profondi potrebbero influenzare l’esperienza del partecipante. Perché mentre possono essere ansiosi di mantenere bassi i costi e attenersi a un budget inferiore, farlo nel modo sbagliato può significare meno partecipanti e quindi meno entrate.

Fonti: