Confessione di un volontario di eventi
Ripreso dall’impegno per la maratona di Firenze (domenica 26 novembre 2017, ndr) e sperando di aver recuperato almeno una parte di sonno perso in questi tre giorni di “Expo + maratona” stavo riguardando un po’ gli appunti e le idee da condividere su questo blog e stavo pensando proprio a riguardo alla gara di ieri che sono stati coinvolti veramente tanti volontari per quest’evento.
Si, avevo gia pubblicato un post sul volontariato sportivo e dell’importanza dei volontari, che potete trovare qui: Volontariato sportivo – l’altra faccia dello sport
Nell’insieme di appunti, bozze e link da consultare mi sono anche imbattuto in un post di Stefania Demetz pubblicato su facebook dove consigliava di proporsi come volontari negli eventi sportivi se si vuol avviare a mestieri nello sport business (cosa che condivido) facendo riferimento ad un articolo del sito Event Manager Blog
dal titolo “Confessioni di un Event Volunteer” (tradotto dall’originale) dove viene descritta l’esperienza di un ragazzo nelle sue partecipazioni ad eventi come volontario.
Per far si che tutti abbiano idea di quest’articolo ho voluto tradurlo per rendervi l’idea di cosa vuol dire fare il volontario durante gli eventi (sportivi e non).
quindi ecco a voi la “Confessione di un volontario di eventi”
In questa serie presentiamo le confessioni della vita reale dalle persone che lavorano nel settore degli eventi. Queste intuizioni senza censura e franche raccontano “come è veramente”. Alcuni dettagli sono stati modificati per rispettare l’anonimato del confessore e garantire la massima onestà.
Ecco la mia confessione come volontario di eventi.
Ho iniziato a fare volontariato quando studiavo al college, per avere qualche esperienza lavorativa in più e mi è piaciuto molto nel complesso, quindi ho sviluppato un vero interesse per questo mondo. Ho la fortuna di vivere in una grande città con molti eventi in corso e molte opportunità per essere coinvolto. Ho lavorato a 13 eventi diversi in qualità di volontario, con un altro in arrivo tra un paio di weekend e un festival nel mese.
Tutti amano un volontario
Inizialmente ho risposto ad alcune richieste per volontari che sono venuti tramite il servizio di lavoro al college, per lavorare su grandi eventi locali. Sono stati eventi molto divertenti dato che avevano una squadra di volontari per dare una mano e c’erano molte persone da incontrare. Anche quando facevo lavori noiosi (come confezionare diecimila buoni sacchetti!) era piuttosto allegro con la musica che suonava in sottofondo e le chiacchiere. Nel primo evento a cui ho lavorato ho incontrato un paio di amici con i quali sono rimasto in contatto e ora a volte facciamo volontariato e lavoriamo insieme agli eventi.
Dopo che ho avuto un po ‘di confidenza e ho sentito di aver compreso un po’ meglio gli eventi, ho iniziato a essere più proattivo e ho contattato gli organizzatori di eventi interessanti che corrispondevano ai miei interessi per vedere se stavano cercando qualcuno che li aiutasse. Gli organizzatori di eventi nel complesso sono stati abbastanza ricettivi nei confronti del mio approccio. Anche se non pensavano di avere volontari, a volte concordano sul fatto che potrebbe essere utile e trovare un ruolo per me. Ora conosco tre principali organizzatori di eventi della città che sono sempre interessati a sentirmi.
Ho anche scoperto che tutti i maggiori festival musicali sono alla disperata ricerca di volontari e in cambio di lavorare un numero prestabilito di ore al giorno si ottiene, in cambio, il tempo per godersi il festival – senza dover pagare un biglietto! Ora che lo so, lo farò ancora di più la prossima estate, perché non c’è altro modo per andare a più di un festival (senza spendere una fortuna, ndt).
Riuniamoci
Lo apprezzo molto quando ricevo un pacchetto informativo dettagliato prima dell’evento che spiega l’evento e cosa farò. È davvero utile avere buone informazioni a riguardo e fare un briefing durante l’evento anche prima che il pubblico arrivi. Le persone spesso vedono un volontario in una maglietta e fanno ogni genere di domande, quindi può essere imbarazzante se non conosci la risposta e non hai una radio con la quale chiedere o controllare a qualcuno.
I migliori momenti da volontario
Attraverso il volontariato ho lavorato a molte mostre, festival, alcune grandi conferenze e persino un ricevimento serale. Se non avessi fatto il volontario non avrei mai potuto partecipare a questi eventi poiché il prezzo del biglietto era fuori dal mio budget e, a volte, l’evento era comunque al completo, con i posti esauriti.
I ruoli che ho apprezzato e dove mi sono divertito di più sono stati quando sono riuscito a vedere le dinamiche del backstage. Ad esempio, mi è piaciuto molto dare una mano in l’area VIP (e scoprire alcune celebrità e influencer di basso livello!). Mi è anche piaciuto aiutare con le sfilate, preparando tutti gli abiti pronti per i rapidi cambiamenti e aiutando i modelli a prepararsi.
Piccole cose che significano molto per un volontario
Alcuni eventi a cui ho lavorato hanno fornito t-shirt per i volontari, che è un bel ricordo dopo l’evento. Molto spesso i volontari ricevono una borsa di buoni con alcuni fantastici omaggi, il che è sempre emozionante. Per me però quello che ho apprezzato di più è una lettera che spiega il ruolo che ho svolto come volontario all’evento, marchiato con la società o il logo dell’evento. Ho una discreta collezione ora nel mio portafoglio, che è utile portare con sé per le interviste.
Nutrimi e dissetami!
Una cosa che vorrei chiedere a tutti gli organizzatori di eventi è di fornire cibo e acqua, o un buono da scambiare sul posto. Il cibo nei festival e nelle mostre può essere molto costoso, quindi questo significa molto per i volontari che devono cercarlo in seguito. Il 95% delle volte mi è sempre stato offerto qualcosa , ma una o due volte ho dovuto acquistare il mio cibo, il che mi sembra un po’ ingiusto quando non vengo pagato per essere lì!
I peggiori momenti da volontario
Naturalmente, molte volte i volontari ricevono i lavori peggiori e noiosi. A volte non c’è abbastanza lavoro da fare e quindi giri un sacco di volte in attesa e ti annoi di assillare l’organizzatore dell’evento per avere qualche opportunità di aiutare. Una volta sono stato fuori dalla sala stampa per oltre tre ore senza che nessuno fosse venuto ad usare la stanza. Era lontano dall’evento principale, in un corridoio anche, quindi non c’era niente da vedere e fu davvero monotono!
In conclusione
Ci sono molte opportunità là fuori per il volontariato nel settore degli eventi e lo raccomanderei sicuramente a chiunque volesse entrare in questo settore. Può essere davvero divertente accedere ad eventi che altrimenti non avresti potuto fare. Soprattutto però, attraverso il volontariato sto costruendo le mie capacità ed esperienze e divertendomi allo stesso tempo.
Io sono totalmente d’accordo, molta della mia esperienza che sono riuscito ad avere nel tempo l’ho “costruita” attraverso il volontariato, nel mio caso volontariato sportivo.
Foto di copertina presa dalla pagina facebook dell’ Associazione Primo Nebiolo