Chi mi legge o comunque mi conosce da diverso tempo, avrà capito che una delle mie passioni sono lo sport e gli eventi sportivi. In più occasioni ho raccontato che ho fatto esperienze da volontario negli eventi sportivi e che questo poi mi ha portato a lavorare ed essere parte di comitati organizzatori di eventi di particolare rilevanza. Una cosa però ho capito da tutto questo mio percorso, che si può imparare da ogni occasione e da ogni esperienza ed infatti questo articolo riguarda proprio questo aspetto.
Da qualche anno ho creato, insieme anche ad amici, tra podcast e programmi radiofonici diversi contenuti, e la voglia comunque di cimentarmi ed imparare ha sempre fatto da filo conduttore, tanto che ho iniziato a seguire account del settore. Sono venuto a conoscenza dell’esistenza del Festival del Podcasting e avevo la voglia e la curiosità di assistere ad almeno una edizione, però i vari impegni hanno sempre fatto virare sul rimandare. Quest’anno, organizzandomi per tempo, con la scusa di collaborare ho deciso di candidarmi per una posizione al festival, una scusa che comunque mi avrebbe (e poi mi ha) permesso di seguire, anche se non tutto, il Festival o almeno qualche intervento dal palco.
Il Festival si è svolto il 2 e 3 ottobre a Milano presso Cascina Triulza. È stata un’avventura intensa, stimolante e, soprattutto, un insegnamento personale di come una struttura organizzativa solida faccia davvero la differenza.
All’inizio ero stato selezionato per collaborare in un’area che comunque “mastico” da diverso tempo, cioè quella della logistica, invece sono poi finito ad essere responsabile/referente di palco dell’auditorium.
Devo dire la verità non mi ero mai cimentato in un ruolo simile, però avendo vissuto da diverso tempo eventi, tipo l’expo della maratona di Firenze, durante il quale ci sono degli interventi dal palco e dei panel, quello che c’era da fare un po’ lo sapevo; e poi c’è santo internet.
Essere responsabile di palco a un evento non significa solo e semplicemente controllare che i microfoni funzionino o che gli speaker salgano in tempo. Come sempre c’entrano le relazioni con le persone; ci sono gli speaker coordinati da un responsabile dedicato, i tecnici in regia, un responsabile di sala. Significa essere in sinergia con altre persone con i quali si ha uno scopo condiviso. Ingranaggi di un sistema articolato, dove ogni figura ha una specifica rilevanza e senza conoscersi prima di persona devo dire che siamo stati tutti in un’ottima sinergia.
La metafora sportiva: l’energia dell’Expo prima della gara
Per chi gareggia in gare di corsa o ha vissuto l’atmosfera di una Maratona, o comunque chi organizza eventi simili, sa bene che la gara vera e propria è solo l’ultimo capitolo di un racconto più lungo. Prima del colpo di pistola iniziale c’è l’Expo di solito organizzato in un’area separata dai luoghi canonici della gara, ricca di energia, entusiasmo e riti di preparazione, con ovviamente la consegna del pettorale
Gestire il palco durante il Festival mi ha ricordato proprio l’atmosfera dell’Expo di una grande maratona:
- L’attesa e il ritmo: Gli speaker arrivavano nel backstage con la stessa combinazione di adrenalina, concentrazione e voglia di fare che si respira tra i podisti sulla linea di partenza.
- La sincronia del team: Come i punti ristoro lungo il percorso, ogni passaggio dal backstage al palco deve essere fluido, preciso e coordinato con la regia.
- Gestire l’imprevisto in corsa: In qualsiasi evento dal vivo possono succedere cose inaspettate.Durante il Festival a un certo punto, ad esempio, un panel si è concluso con diversi minuti di anticipo rispetto alla scaletta, facendoci trovare un po’ impreparati mentre eravamo impegnati a coordinare gli speaker che sarebbero dovuti salire successivamente. È in questi momenti che si vede la forza del team: riorganizzarsi gestendo comunque i tempi in scaletta, sopperendo all’assenza temporanea di alcuni collaboratori.
Un passo indietro: quando l’organizzazione fa la differenza (e il confronto con il passato)
Lavorare a eventi di questo tipo, ben strutturati, fa apprezzare ancora di più l’impegno e la visione che ci sono dietro. Chi frequenta questo settore sa bene che “l’effetto caos” può prendere il sopravvento molto facilmente se manca una coordinazione attenta.
In passato mi è capitato di riflettere a lungo su quanto la disorganizzazione possa compromettere l’esperienza complessiva di un appuntamento. Come ho scritto tempo fa in questa veloce e breve riflessione sugli eventi (sportivi e non), durante il quale fui solo un avventore: un contesto in cui la mancanza di coordinamento, confusione e i ritardi trasformarono, anche se per un breve tempo, potenziali esperienze costruttive in vere e proprie corse ad ostacoli; Beh in quel caso si misero ad allestire un bar nel pieno corso dell’evento.
Cosa mi porto a casa
Sicuramente porto con me una nuova esperienza ed uno strumento in più in quella valigetta immaginaria dell’esperienza. Nuove conoscenze, nuove idee e nuove consapevolezze, ecco quello che mi sono “portato” via dal Festival del Podcasting.
Un grazie enorme a Ester la quale mi ha dato fiducia pur non conoscendomi direttamente, un grazie a tutto lo staff, alla regia e tutti coloro con cui ho condiviso questi due giorni a Milano. La sensazione finale? Quella di aver tagliato il traguardo di una bellissima maratona: stanchi, ma con una gran voglia di allacciarsi le scarpe e ripartire per la prossima sfida! Ovviamente registrerò un episodio sul podcast “Sport Riflessi” in merito a questa avventura.
Pic reference: le foto sono del account ufficiale Festival del Podcasting, scattate dalla fotografa Giulia Adami